出入境

Exit-Entry Affairs

  • 出国(境)管理
  • 外国人来华工作
  • 境外人士来访预报
  • 留学生居留许可
  • 出入(境)资讯

出国境管理

因公出国境业务:

适用对象
:我校所聘的在职教职工(含外籍、永驻等属我校管理的人员)、档案在我校的在站博士后(企业博士后除外)及全日制在籍学生

点击此处开始申请:https://form.sjtu.edu.cn/infoplus/form/fao_new_aboard_flow/start

相关文件:《关于印发上海交通大学因公出国(境)团组管理办法和上海交通大学因私出国(境)管理办法的通知》(沪交外20151号)、《关于进一步加强上海交通大学因公临时出国(境)团组规范管理的通知》沪交外【20169号、《关于提请审核上海交通大学关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的实施细则的请示》(沪交外【2016105号)等

流程图:




因私出国境业务:

适用对象:在寒暑假、法定节假日或者其他时间因私出国境探亲、访友、旅游和处理其他个人事务等的我校教职工和学生

相关文件:《关于印发上海交通大学因公出国(境)团组管理办法和上海交通大学因私出国(境)管理办法的通知》(沪交外【20151号)等

点击此处开始申请:https://form.sjtu.edu.cn/infoplus/form/fao_personal_aboard_flow/start

流程图:


外国人来华工作

外国人来华工作许可:

适用对象:符合申请条件来校工作的外国人

相关文件:《外国人来华工作许可办事指南》(试行)、《外国人来华工作分类标准》(试行)、《外国人来华工作许可管理服务系统申报端使用说明》等
点击此处开始申请http://cgcj.sjtu.edu.cn/home/workflow/lh

流程图



外国人来华居留许可(工作类)

适用对象:已获得来华工作许可的外国人
点击此处开始申请http://cgcj.sjtu.edu.cn/home/workflow/lh

流程图:




境外人士来访

为符合国家政策和学校规定,进一步规范学校境外来宾接待工作,优化来访预报流程和服务机制,保证经费使用的合理性和计划执行的规范性,根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》(财行〔 2013533 号)等有关规定,结合学校对外学术交流与合作的实际情况,我校于20171月开始试行外宾预报表自助打印系统并制定本操作细则。

点击此处开始申请:https://form.sjtu.edu.cn/infoplus/form/ws_ForeignGuests/start

流程图:

留学生来华居留许可(签证)

留学生来华居留许可(签证)

适用对象:所有在校学籍正常的留学生

相关文件:《中华人民共和国外国人入境出境管理法实施细则》

流程图:

出入(境)资讯


有关审批

 

问:批件到底是个什么文件?出国我要带着吗?

答:我校是国家首批赋予部分独立外事审批权的高校,所以学校可以出具因公出国境任务批件,赴台批件则由台办出具。这份批件有规定的流程的样式,以证明您获得了可以因公派出的许可。正式的任务批件用于学校统一办理因公护照和签证。个人不需要也不可以用这份文件办理任何签证手续,也不要带出国境。

 

问:校内审批为什么需要那么长时间?

答:校内审批首先需要您自己确认已经成功提交,经过学院进行政审和出访任务的基础审核,出入境即开始预受理。期间经由各职能部门平行审批,再由国际交流处审核后结束(必要时由主管校领导审核后结束)——请注意,有些师生以为院系批完了就是结束了,并不是!在对系统的合理布局下,此流程已是优化过的最精简流程,有很多相对简单且顺利的案例一周左右就全部完成了。在您的出国申请表单的下方能看到具体流程进行的步骤和审批的时间,上面则有绿色醒目的进度条,可以及时关注流程进展。

我们总结了校内审批时间流转长的几个原因:一是个人需要提交三项表单方为成功提交,很多人没填完成功提交,就以为审批已经开始了。二是申报人没有及时提交和按照各级审核中提出的修改或补充建议,有的原封不动继续上传,导致反复修改,当然就耽误了整个过程。

特别指出:出入境中心的审批是全年无休的!我们在寒暑假都尽量保证及时审批您的申请。请不要以为是假期就不关注流转进度,而导致最终耽误出访。

 

问:护照正好在我手里还有有效签证,我没申报了就出国了,回来补报可以吧?

答:未经审批同意不能出国,这与是否有有效签证无关。我们不受理任何的逾期申报及事后补报。

 

问:你们的审批依据什么?怎样才能保证尽快顺利的完成审批?

答:特别好的问题!我们的申报首页、申报系统,都有明确的提示,告诉您哪些是可以做的,哪些是需要提交的。请您尽量仔细阅读按规范填报和上传附件材料。造成反复退件的原因不外乎这样几点:

1)  忘了贴邀请信或者始终不按规范提供邀请信,比如缺少明确邀请时间、缺少签名、邀请人身份不明确或不对等,日本三书总缺一张,或者把其他人的邀请信贴错了等;

2)  日程填写不对,美国或欧洲等回国遗忘时差(请按航班日期信息填写完整),否则会造成后续报销的错误。

3)  经费填写错误。有的老师认为科研经费是我自己的,那就是“个人自理”。但无论是专项、纵向或者横向经费、国家留学基金委资助都属于国家经费,需要在对应栏目选中。个人自理是指纯个人担负,不做任何的报销。还有一种经费填写错误,是对方已经给予了经费资助,依然全部填写要报销,我们都会发现并退回进一步核实和修改。

4)  请发起申请前确保您的邀请单位、被邀请会议或学术活动是有资质的。

5)  个人级别是可选的,有些老师误把自己选成处级,甚至副局级,学院一旦未发现,就会流转到分管校领导那里,给大家都带来了不必要的麻烦。

6)  特别提醒,您的出生地一定核实不要错了。这个项目一旦错误,会在最后送签的时候被外办退回,直接影响您的签证签出。

 

问:我什么时候才知道我的审批通过了?

答:您可以选择上我的数字交大页面,在进行中的流程中,选择您的流程,打开之后在页面的最上方的绿色进度条就能看到流程的进行程度,在页面的最下方可以看到具体审批的单位。流程审核通过后,您会收第一时间到系统自动发出的短信和邮件。需要办理因公签证的,此刻起就可以直接将签证材料准备好,带到窗口办理。

 

问:我香港的因公审批做好了,通行证什么时候给我?

答:如短期因公赴港,校内审批完成后,需到出入境中心递交因公通行证或签注材料。出入境中心需向上海市外办递交签注材料获批后,方可办理通行证或签注。

 

问:邀请方只给我一个电子邮件,可以进行校内审批吗?

答:不可以,必须提供正式的邀请信。校内审批使用电子版的正式邀请信即可,但办理因公签证时,不同的国家对邀请信有不同的要求。例如日本短期出访为三书,请您一定及时向日方索要三书正本,以确保您的签证正常送签。

 

问:我在网上把申请递交了,你们怎么又把我退回来了?

答:请您先上我的数字交大,到“待办流程”中,打开您的申请,页面的最下方,经办人人员会将退回理由写在上面,请您仔细阅读。如有疑问,先看下在哪个步骤退回,如是出入境中心退回,可致电34207946询问,如是学院退回,请致电学院相关人员,如是其他职能部门退回,请致电职能部门的相关负责人。

 

问:这个流程卡在你们这边这么长时间了,怎么还没有批?

答:请您先在我的数字交大中,打开您的申请,查看流程滞留在哪一步,出入境中心在两个工作日内,基本都会审核完成。如流程滞留在别的部门,请直接联系流程停滞的部门获得指导和支持。

 

问:我会议开好了,顺便在国外看望几个朋友,不报销,这样可以吗?

答:因公出国境不能安排因公任务之外的活动,也不允许绕道和任意更改行程与超出批件时间的逗留。请您按批件时间准确出入境。

 

问:我申请结束,批件都拿到了,但是现在行程临时发生变化了,怎么办?

答:如您的行程有变更,请上我的数字交大办理更改批件申请,提供变更后的材料,并在出访之前完成变更申请,领取新的批件用于报销。
  
特别提醒的是:如您需要变更或增加国家,必须重新发起新的流程申请,而不是更改原来的批件。

 

问:我原来写的经费现在没钱了,要换个经费,怎么办?

答:新版的出国境申请系统只需要勾选经费大类,使得申请时无需提交详细的经费账号和原有的经费证明附件。报销时,如在同一类经费下更改(如,由科研经费号BC340001更改为BC340002),不需要再申请,直接与财务处联系报销即可。如果涉及大类之间的修改,请上我的数字交大办理更改批件的申请。(比如,原来只申请了从科研经费里报销,但需增加985专项经费账号的报销等)

 

问:我提交新的申请的时候,告诉我上一次的出访没有做报销,但我上一次的出访不需要报销,为什么不能提交新的出访?

答:因出国申请为全过程管理,故所有人申报人,无论最终是否出访、是否要求报销,每个出访任务都需登录my.sjtu.edu.cn,在“国际交流”项下选择“因公出国(境)报销申请”,完成总结报销流程(未出访只需简单勾选),这样您才可以正常发起下次申请。

 

问:批件已经通过签证也办好了,现在我们有人不去了,怎么办?

答:请在总结时将未出访的人员删除,统一在做总结时完成。因出国申请为全过程管理,故所有人申报人,无论最终是否出访、是否要求报销,每个出访任务都需登录my.sjtu.edu.cn,在“国际交流”项下选择“因公出国(境)报销申请”,完成总结报销流程(未出访只需简单勾选)

 

 

有关证照签证

 

问:因公护照和因私护照相比不同的地方究竟在哪里?

答:因公护照由外交部颁发,用于执行公务,因私护照由出入境管理局颁发,用于私人活动。

 

问:我出国找很熟悉的合作伙伴开个会,也需要拿因公护照吗?

答:因工作需要出访,都需持因公证照。

 

问:我是美籍的,我可以办理因公护照吗?

答:因公证照只有中国籍公民才能办理,如是外国公民,则持本国护照出访。

 

问:我因私护照上有美国十年多次签证,我可以持因私护照出访吗?

答:短期因公出国境执行公务,原则上必须持因公证照出访。目前根据规定,即使因私护照上有有效签证,也可以同时在因公护照上申请美国签证。

 

问:持因公护照去新加坡不需要办理签证,为什么还要交材料?

答:新加坡对持因公证照的中国公民免签,但中国大陆出境,需向边检出示《出境证明》,否则无法出境。因公证照的《出境证明》必须向上海市外办提交有关申请材料,方可申请办理,所以一样需要提交材料。类似因公无需办理签证的国家都是这个道理。

 

问:我去香港的申请已经下来了,去香港有因公的证件吗?我要怎么办理?

答:出访香港和澳门有因公的港澳通行证,办理手续与出国类似,校内审批通过之后,将小二寸白底彩照、身份证复印件正面以及邀请信复印件带到校出入境中心窗口办理,如已经有因公港澳通行证,则只需要提供邀请信复印件至窗口即可。

 

问:我的因公护照平时放在哪里?

答:按照国家和外办有关规定,我校因公护照统一保管单位在学校出入境中心(闵行校区),出访人在出访获批后,前一周内来学校出入境中心窗口领取护照,回国后一周及时交换回出入境中心。

 

问:我的因公护照号码和有效期忘记了,你们怎么帮我查?

答:国际合作与交流处已经开发了外事数据大平台。出入境中心已将目前所有在库因公证照的包含内页在内的信息都做了扫描,并拟通过数据平台开放给老师个人。未来您可以自行管理和查询自己的因公证照及内页的签证信息了。请耐心等待。

 

问:我的护照拿到了却不慎遗失了,怎么办?

答:分两种情况,如果在国内遗失,需要立刻向遗失发生地的警察局报案并获得证明后,报学校出入境中心,由出入境中心向外办统一上报注销;如果在国外发生遗失,请立刻持护照复印件(出国前我们提醒您准备好复印件)到最近的中国领馆寻求领事保护,领馆的同志会与国内取得协助,帮助您开具临时回国的证照材料,回国后再向校出入境中心履行挂失等手续。

无论如何,遗失护照都是件极其麻烦的事情,所以,不要丢最好!

 

 

有关报销

问:现在我出国报销怎么找不到入口了?

答:因出国申请为全过程管理,故所有人申报人,无论最终是否出访、是否要求报销,每个出访任务都需登录my.sjtu.edu.cn,在“国际交流”项下选择“因公出国(境)报销申请”,完成总结报销流程(未出访只需简单勾选),完成之后会在右上角出现“财务报销”四个红色字体,点击进入报销通道。

 

问:我在报销的时候选择我的因公护照,里面怎么没有我的护照号码?

答:如果证照未交还至出入境中心,填写总结报销流程时,是无法显示的证照号码的,请在出访结束后的7个工作日内尽快将因公证照交回。

 

有关服务

 问:你们的电话为什么总是打不通?

 答:交大的出国境业务受理量非常大,且所有中国人因公业务和外国人来华、留学生的签证受理都集中在我们一个部门。加上全天窗口开放接待,我们只能优先接待窗口递送材料和咨询的老师。有时候电话中还需要反复接受师生的咨询,所以造成无法接听或占线,敬请理解。

未来我们将会设置电话自动接听等方式,为等待中的您提供信息服务。另,请认真仔细阅读我们申报系统及网站上的各类说明。通过多年的积累,我们把几乎所有的共性问题都陈列成条款供大家参考,如果仔细阅读您就能获得所需要的帮助。

 

问:我这签证都送去出规定的工作日了,为什么还没签出来,我加点钱加急可以吗?你们帮我给领馆打个电话催一下吧。

答:签证是对方国家给予我国公民是否可以出入其国境的有效证明,所以签证的签出以领馆为准,我们无权干涉也无权要求其必须于某天签出。签证一旦签出,我们会按规定的工作程序中由外办领出,并通知发放到您手中。

根据外办工作管理规定,签证送签和办理均按规范进行操作。我们不能直接联系领馆,并出于个人或单位要求干涉其签证办理。

 

问:你们这个系统要填很多的东西,我就请个人代办行吗?

答:因公出国境一直是国家规范管理的重要方面,我们根据因公出国审批的基本要求,设计了这个系统。其中大量的具体信息都直接关联您的政审及出国手续的办理,向上海市外办或者领馆提交,所以都需要详细填写清楚。为了方便大家,我们也设置了可由经办人进行填写和办理。但是,出国境所有责任均需本人承担,也建议您及时跟进和了解自己的系统申报情况,确保自己的有关利益不受影响。

许多老师业务繁忙,遇到调整提交各类材料特别是签证材料时,往往临时派出一个学生或者完全不了解申请的同事帮忙。我们虽然在窗口给予了详细的解释,交代了应该如何修改或者增补,但不确保您的代理人可以完整转达这些意思。所以,为了避免误解和耽搁,建议您可以自己参与重要材料的填写和提交。谢谢!